El nuevo Reglamento de Facturación

Libro de caja

 

El próximo día 1 de enero de 2013 se aplicará el nuevo Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación (Real Decreto 1619/2012). Con ello España se adapta a una Directiva Comunitaria de 2010 sobre normas de facturación. Con ello se reducirán las cargas administrativas y se facilitarán las operaciones intracomunitarias.

La novedad principal es la desaparición de los tickets y la creación de dos tipos de facturas: la completa u ordinaria y la simplificada (que sustituye a los “tickets”). Las facturas simplificadas podrán expedirse cuando su importe no exceda de 400€ (IVA incluido), cuando se trate de facturas rectificativas o cuando su importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido), para los supuestos en los que anteriormente podía expedirse tickets.

 

1. Obligación de expedir factura

Se clarifican los casos en los que se deben aplicar las normas de facturación establecidas en este Reglamento, introduciendo las siguientes reglas:

  1.               I.      Cuando la entrega de bienes o la prestación de servicios se realice en el territorio de aplicación del impuesto (TAI), excepto que el proveedor o el prestador no esté establecido en el TAI, el sujeto pasivo sea el destinatario para quien se realice la operación y la factura no sea expedida por éste, por tener acuerdo con el sujeto pasivo para expedir las facturas.
  2.             II.      Cuando el proveedor o prestador esté establecido en el TAI o tenga en el mismo un establecimiento permanente o, en su defecto, el lugar de su domicilio o residencia habitual, a partir del cual se efectúa la entrega de bienes o la prestación de servicios, y conforme a las reglas de localización se sitúe fuera del TAI, en los siguientes supuestos:

a)      Operación sujeta en otro Estado miembro, el sujeto pasivo sea el destinatario, y éste no expida la factura por no estar autorizado por el sujeto pasivo.

b)      Operación se entienda realizada fuera de la UE.

 

2. Excepciones a la obligación de expedir factura

Se clarifican los supuestos en los que no se exige la obligación de expedir factura en determinadas prestaciones de servicios financieros y de seguros.

Así, como novedad, se excluyen de tal obligación las prestaciones de servicios financieros (excepto los relativos a los servicios de intervención prestados por fedatarios públicos, incluidos los Registradores de la Propiedad y Mercantiles) y de seguros exentas del IVA cuando no se localicen en el territorio de aplicación del Impuesto y estén sujetas al mismo en otro Estado miembro (no en el caso de operaciones interiores o que se localicen fuera de la Comunidad, para las que sigue existiendo la obligación en idénticos términos a los hoy vigentes).

 

3. Clases de facturas.

Habrán dos tipos de facturas: completa y simplificada. Antes ahora existía la obligación de facturar siempre de forma completa y sólo algunas actividades podían sustituirlas por tickets (básicamente comercio al por menor y restauración).

Los actuales tickets desaparecen y se sustituyen por facturas simplificadas. Pueden expedirse cuando su importe no exceda de 400 € (IVA incluido), cuando se trate de facturas rectificativas (abonos) o cuando su importe no exceda de 3.000 € (IVA incluido), para los supuestos en los que anteriormente podía expedirse tickets. El Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT podrá autorizar su expedición en supuestos distintos.

No podrá expedirse factura simplificada por algunas operaciones tales como las entregas intracomunitarias de bienes y otras.

 

4. Contenido de la factura.

En relación con el contenido de las facturas así como de las menciones adicionales que éstas deben incluir para poder deducir la cuota del Impuesto repercutido, se establecen algunas novedades:

  1. Debe hacerse constar la fecha de realización de la operación documentada en la factura (la fecha de devengo del IVA), siempre que ésta no coincida con la fecha de expedición de la factura.
  2. En los casos en los que la operación quede exenta del IVA, no sujeta, o el obligado a la liquidación del IVA sea el destinatario (inversión del sujeto pasivo), deberá hacerse constar esta circunstancia de forma expresa.
  3. Deben indicarse todos los datos necesarios para la determinación de la base imponible de las operaciones contenidas en la factura así como su importe, incluyendo el precio unitario sin Impuesto de dichas operaciones.
  4. En las auto-facturas por servicios, deben hacerse constar también los datos del proveedor del servicio.
  5. Se elimina la necesidad de producir una auto-factura, pero sólo para los casos de adquisiciones intracomunitarias de bienes (eliminación que ya existe des del 1 de enero de 2011).
  6. Se establece la obligación de indicar la sede de actividad o establecimiento al que se refieran las operaciones cuando el obligado a expedir la factura, el destinatario de las operaciones o ambos dispongan de varios lugares fijos de negocio, siempre y cuando dicha referencia sea relevante para la determinación del régimen de determinación de tributación correspondiente a las citadas operaciones.

 

5. Contenido de las facturas simplificadas

Las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos o requisitos:

a) Número y, en su caso, serie. La numeración de las facturas simplificadas dentro de cada serie será correlativa. Se podrán expedir facturas simplificadas mediante series separadas cuando existan razones que lo justifiquen y, entre otros, en los siguientes casos:

  • Cuando el obligado a su expedición cuente con varios establecimientos desde los que efectúe sus operaciones.
  • Cuando el obligado a su expedición realice operaciones de distinta naturaleza.
  • Las expedidas por los destinatarios de las operaciones o por terceros a que se refiere el artículo 5 del Reglamento, para cada uno de los cuales deberá existir una serie distinta.
  • Las rectificativas.

b) La fecha de su expedición.

c) La fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la de expedición de la factura.

d) Número de Identificación Fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.

e) La identificación del tipo de bienes entregados o de servicios prestados.

f) Tipo impositivo aplicado y, opcionalmente, también la expresión «IVA incluido». Asimismo, cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos del Impuesto sobre el Valor Añadido deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.

g) Contraprestación total.

h) En caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.

i) En los supuestos a que se refieren las letras j) a o) del artículo 6.1 de este Reglamento, deberá hacerse constar las menciones referidas en las mismas (operaciones que estén exenta del Impuesto, en las entregas de medios de transporte nuevos, en caso de que sea el adquirente o destinatario de la entrega o prestación quien expida la factura en lugar del proveedor o prestador, en n el caso de que el sujeto pasivo del Impuesto sea el adquirente o el destinatario de la operación, en caso de aplicación del régimen especial de las agencias de viajes, y en caso de aplicación del régimen especial de los bienes usados, objetos de arte, antigüedades y objetos de colección).

 

A efectos de los requisitos formales de deducción del IVA, cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, los siguientes datos:

a) Número de Identificación Fiscal atribuido por la Administración tributaria española o, en su caso, por la de otro Estado miembro de la Unión Europea, así como el domicilio del destinatario de las operaciones.

b) La cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.

También deberán hacerse constar estos datos, cuando el destinatario de la operación no sea un empresario o profesional y así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

En la práctica son datos similares a los de los antiguos tickets , pero con la posibilidad de añadir el NIF del cliente y la cuota del IVA por separado para que sea deducible.

 

6. Autorizaciones especiales por la AEAT

Cuando el Departamento de Gestión Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria aprecie que las prácticas comerciales o administrativas del sector de actividad de que se trate, o bien las condiciones técnicas de expedición de las facturas simplificadas, recomienden la consignación de mayores o menores menciones de las señaladas en los apartados anteriores, podrá:

a) Exigir la inclusión de menciones adicionales a las señaladas en los apartados anteriores, sin que, en ningún caso, pueda exigirse más información que aquélla a la que hace referencia del contenido mínimo de las facturas simplificadas.

b) Autorizar la expedición de facturas simplificadas que no incluyan determinadas menciones siempre que se haga constar la cuota tributaria o los datos que permitan calcularla.

Los acuerdos deberán ser objeto de la debida publicidad por parte de la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

 

7. Medios de expedición de las facturas

Se establece una igualdad de trato entre la factura en papel y la electrónica para que el sujeto pasivo pueda expedir por vía electrónica sin necesidad de que la misma quede sujeta al empleo de una tecnología determinada. Así, se señala que las facturas pueden expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad desde su fecha de expedición y durante todo el período de conservación.

La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura puede garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho y, en particular, mediante controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, los cuales deben permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta. La autenticidad del origen de la factura debe garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura y la integridad del contenido debe garantizar que el mismo no ha sido modificado.

 

8. Facturación electrónica

Se incluye una definición de lo que haya de entenderse por factura electrónica. Se define como aquella factura que se ajuste a lo establecido en el Reglamento y que haya sido expedida y recibida en formato electrónico, estando condicionada a que su destinatario haya dado su consentimiento.

En cuanto a la autenticidad e integridad de la misma se establece que pueden garantizarse por los medios que se han señalado anteriormente para las facturas en general y también mediante una firma electrónica avanzada o un intercambio electrónico de datos (EDI) o mediante otros medios que los interesados, con carácter previo a su utilización, hayan comunicado a la AEAT y esta los haya validado.

Por tanto bastará la autorización expresa del cliente (lo podemos indicar en el pedido o en contrato) y firmar de forma electrónica.

 

9. Plazo para la expedición de las facturas

Se modifica el límite temporal del día 16 del mes siguiente para la expedición de las facturas refiriéndolo a la fecha de devengo y no al período de liquidación cuando el destinatario es empresario (en el caso de operaciones intracomunitarias, antes del 16 del mes siguiente al inicio de la expedición o transporte).

 

10. Facturas recapitulativas

Son aquellas facturas resumen de todas las operaciones de un mes. Como regla general, si el destinatario no es empresario o profesional, deben expedirse como máximo el último día del mes natural en el que se hayan efectuado las operaciones que documentan y si el destinatario es empresario o profesional que actúa como tal: deben expedirse antes del día 16 del mes siguiente a aquél en el curso del cual se hayan realizado las operaciones que documentan.

 

11. Conservación de las facturas

Se establece que en los casos de delegación a un tercero de la obligación de conservación, si el mismo no está establecido en la UE, únicamente cabrá el cumplimiento de esta obligación previa comunicación a la AEAT (anteriormente se exigía autorización).

Se determina la necesidad de que los documentos, en papel o en formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.

 

12. Sustitución o canje de facturas simplificadas por facturas

Se mantiene en términos similares a la normativa precedente la sustitución de las facturas simplificadas por facturas, previéndose una disposición transitoria por virtud de la cual los documentos sustitutivos que hubieran sido expedidos conforme a lo establecido en el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación aprobado por el Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre, podrán ser objeto de sustitución o canje por facturas en los en los supuestos en los que el destinatario sea empresario o exija factura, dentro del plazo de los cuatro años siguientes al devengo de las operaciones documentadas en los mismos.

La factura que se expida en dichos supuestos no tendrá la consideración de factura rectificativa.

 

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